Organização do Seu E-mail

Entre novas conversas, documentos e mensagens, se você deixar sua caixa postal de entrada desorganizada, será bastante difícil classificar todos os e-mails que você recebe. Nesta lição, mostrarei algumas práticas recomendadas para organizar sua caixa de entrada de e-mail no Outlook, permitindo que você acompanhe o fluxo de informações à medida que chegam. Uma das melhores maneiras de chamar a atenção para determinados e-mails que chegam é com o uso de sinalizadores. Eles são uma maneira fácil de rotular a importância de uma mensagem sobre o qual você não tomará ações imediatas. Neste exemplo, vou sinalizar os e-mails relacionados ao evento que estou gerenciando. Primeiro, irei para a página inicial do Office.com e abrirei o Outlook. Aqui estou na minha caixa de entrada, existem novas mensagens não lidas, bem como mensagens que já li. Para definir um sinalizador, passe o cursor sobre a mensagem de e-mail. Em seguida, selecione o ícone de bandeira no canto superior direito da mensagem. O sinalizador muda para vermelho e, quando a mensagem de e-mail é aberta, uma mensagem de acompanhamento aparece no cabeçalho. Para remover um sinalizador, selecione seu ícone. O sinalizador "Acompanhamento" muda para uma marca de seleção. Quando o e-mail está aberto, no cabeçalho superior, você notará a data em que o sinalizador foi concluído. Outra maneira de manter os e-mails organizados é usar categoria de cores. Essas categorias permitem identificar e agrupar itens associados no Outlook para que você possa rastreá-los e organizá-los rapidamente. Antes de usar uma categoria de cores, primeiro você precisa criar uma. Selecione o e-mail que você deseja adicionar à uma categoria, navegue até o menu superior de opções e identifique a opção "Categorizar", clique no menu suspenso, e, em seguida, clique em "Nova Categoria". Adicione um nome para a categoria e selecione uma cor. Vou chamar o meu de "Evento do cliente". Em seguida, selecione "Salvar". Esta categoria de cores está pronta para uso. Em seguida, clicarei com o botão direito do mouse em uma mensagem de minha caixa de entrada, selecionarei "Categorizar" e depois selecionarei a categoria que acabei de criar. Você também pode atribuir uma categoria de cor usando o painel de leitura ou em uma mensagem já aberta. A próxima ferramenta de organização de caixa de entrada que eu recomendo é a resposta automática. Ela permite que você responda a e-mails quando estiver fora do escritório ou indisponível. Para configurar a resposta automática, selecione o ícone "Configurações". Depois, clique em "Exibir todas as configurações do Outlook". Em seguida, selecione "Respostas automáticas". Agora, ative o botão "Respostas automáticas" e digite sua mensagem de resposta automática nos campos apropriados. Digite uma mensagem de ausência temporária. Eu gosto de usar algo como: "Obrigado por seu e-mail. Estou fora do escritório. Responderei quando voltar". Se você não quiser que sua mensagem de ausência temporária seja enviada o tempo todo, selecione "Enviar respostas durante um período de tempo". Em seguida, escolha as datas e horários para as quais deseja definir sua resposta automática. Você também pode selecionar se deseja que o Outlook bloqueie seu calendário para esse período, recuse automaticamente novos convites ou cancele e rejeite quaisquer reuniões que você possa ter durante esse período. Você pode formatar o texto usando a barra de ferramentas ou recortar e colar o texto que já formatou, incluindo textos com hiperlink. Quando terminar com a mensagem e as configurações, clique em "Salvar". Agora, o Outlook está programado para automaticamente enviar uma resposta às mensagens recebidas. Classificar e organizar seu e-mail são habilidades essenciais para manter comunicações e informações importantes fáceis de encontrar. Uma caixa de entrada organizada manterá você focado e permitirá que você gaste seu tempo em tarefas mais importantes. Tente usar essas funcionalidades para colocar ordem em sua caixa de entrada e veja quanto tempo você pode economizar.