Management Assistent College van Bestuur – Rector Magnificus

Ben jij bestuurlijk sensitief en kun je snel schakelen? Heb je een natuurlijk talent voor plannen, overzicht houden en ben je goed in samenwerken? Graag komen wij dan met je in contact voor een interessante en uitdagende functie bij een vooraanstaande, innovatieve universiteit.

Functie en organisatie

Ter vervanging van de huidige interim assistent en versterking van het secretariaat van het College van Bestuur (CvB) zijn wij op zoek naar een managementassistent die, in nauwe samenwerking met de andere managementassistent, de ondersteuning van de rector magnificus voor zijn/haar rekening neemt.

De rector wordt ondersteund door een klein team dat nauw samenwerkt, met een duidelijketaakverdeling en structuur in de vorm van een Rector’s Office (rector magnificus, secretaris, woordvoerder en twee managementassistenten). Het Rector’s Office management is in handen van jou als managementassistent. Je speelt een belangrijke rol in de opvolging, verdeling en monitoring van de lopende dossiers. Samen met jouw collega managementassistent zijn jullie verantwoordelijk voor de (volledige/dagelijkse) managementondersteuning van de rector en maken jullie deel uit van het Rector’s Office team.

Jullie bouwen een hechte samenwerking op waarbinnen je moeiteloos zelfstandig schakelt met de rector en de teamleden. Als managementassistenten zorgen jullie voor een passende aanwezigheid op kantoor en nemen jullie elkaars taken waar bij afwezigheid.

Naast het ondersteuningsteam van de rector, ga je deel uitmaken van een hecht, loyaal en professioneel team van CvB-management assistenten, die in een goede sfeer en onderlinge verstandhouding met elkaar samenwerken.

Wat doe je zoal

• Je beheert de (complexe) agenda en verzorgt de (logistieke) voorbereiding van overleggen en vergaderingen;
• Je organiseert en beheert de mailbox van de rector;
• Je bewaakt de procesmatige en procedurele voortgang van lopende dossiers en opdrachten en acteert hierop pro actief;
• Je regisseert in samenwerking met betrokken collega’s de inhoudelijke voorbereiding van overleggen, vergaderstukken, vergaderingen en dossiers;
• Je deelt voortgang, verzamelt bespreekpunten, doet pro actief suggesties voor de wekelijkse bijeenkomsten van het Rector’s Office en bent gemotiveerd om continu op zoek te zijn naar efficiency en ideeën om dit team zo goed mogelijk te laten functioneren;
• Je treedt op als contactpersoon voor externe belanghebbenden.

Over onze opdrachtgever

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar ze vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Hun onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen. Aan de VU studeren ruim 31.000 studenten en werken meer dan 5.000 medewerkers. De met het OV uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Zij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Ze zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de campus.

Wat vraagt onze opdrachtgever?

Je hebt

• HBO of academisch werk- en denkniveau
• Minimaal vijf jaar ervaring als (directie-/bestuurs)secretaresse of managementassistent
• Relevante werkervaring in een grote of complexe organisatie
• Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels
• Goede sociale en communicatieve vaardigheden
• Gevoel voor relativering

Je bent:

• Ervaren in het onderhouden van een in- en extern netwerk
• (bestuurlijk) sensitief en discreet
• Positief ingesteld en draagt dit ook uit
• Zeer sterk in prioriteren en houdt ervan om systematisch te werken
• Enthousiast en energiek
• Open minded en resultaatgericht
• Perfect georganiseerd
• Flexibel en stressbestendig
• Servicegericht en professioneel

Wat biedt onze opdrachtgever?

• Salaris van minimaal € 3.377 en maximaal € 4.640 bruto per maand (salarisschaal 9) afhankelijk van opleiding en ervaring
• Maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
• 8% vakantietoeslag
• 8,3% eindejaarsuitkering
• Ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
• Keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• Hybride werken
• De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar.
• Bij goed functioneren volgt een aanstelling voor onbepaalde tijd

Geïnteresseerd?

Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie.

De voorselectie vindt plaats bij Pro Assistance in Amsterdam.

Eventuele vervolggesprekken vinden plaats bij de opdrachtgever.