Essa reunião poderia ser um e-mail? Pesquisa mostra que encontros ‘inúteis’ custam milhares de dólares para as empresas

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Atire a primeira pedra quem nunca teve de participar de uma reunião e detestou todos os minutos, amargando aquela sensação de tempo perdido enquanto as tarefas se acumulam. 

Mas, além de cansativo, esses encontros desnecessários e mal organizados também custam caro para as empresas. Pelo menos é isso que sugere uma pesquisa da Reclaim AI, aplicativo de calendário, que mapeou dados de mais 1.300 profissionais da sua plataforma. 

Segundo o levantamento, os profissionais americanos passam cerca de 37% do tempo coordenando ou participando de reuniões. Utilizando como base o salário mínimo americano, a Reclaim AI concluiu que as reuniões custam, em média, 29 mil dólares (algo em torno de 150 mil reais) por ano para as empresas nos Estados Unidos. 

Pensando nisso, nesta edição da Papo de Firma trazemos dicas valiosas de especialistas como Ana Minuto , Daniele Avelino e Ricardo Keller sobre como ter reuniões mais produtivas! Vem com a gente! 

Excesso de reuniões: o vilão do engajamento na sua empresa? 

Dados do Engaja S/A, estudo inédito realizado pela Flash em parceria com a Fundação Getúlio Vargas (FGV-EAESP) e o Grupo Talenses mostram que apenas 4 em cada 10 colaboradores estão engajados em relação às empresas em que trabalham.

Segundo os especialistas ouvidos pela Flash, para além do custo financeiro da empresa, as horas desperdiçadas em reuniões podem ser um elemento que piora o cenário de desmotivação dos profissionais. Afinal, ao afetar o emocional do colaborador, elas estimulam mais insatisfação e diminuem o engajamento dos times. 

"As pessoas estão perdendo engajamento, e esse é o maior desafio das empresas hoje. Fora isso, existe a questão da saúde mental. Se eu passo o dia inteiro em reuniões, eu vou ter que trabalhar até 22h, 23h todos os dias, para realizar as minhas entregas. Algo que não é saudável e pode acarretar em condições como o burnout”, afirma Ana Minuto, CEO da Minuto Consultoria Empresarial.

Leia aqui o guia definitivo para ter reuniões mais produtivas! 

Como fugir das reuniões “KinderOvo”

O primeiro passo para reuniões mais produtivas começa antes mesmo dos encontros acontecerem. Isso porque para que uma reunião alcance o objetivo de resolver um problema ou promover a colaboração de todos, é preciso planejamento. 

"Se eu vou para uma reunião, quero saber o que eu ganho, o que eu perco com esse encontro. Eu faço o seguinte cálculo: quanto vale a minha hora/homem de trabalho? Aí consigo ver quanto vale ficar uma hora ou duas horas em reunião. Acho que isso é o mais importante: o respeito pelo tempo de vida e o tempo profissional das pessoas”, diz Ricardo Keller, consultor de desenvolvimento humano e organizacional e professor do curso Reuniões Produtivas da Descola. 

Fora isso, quando todos sabem por que vão se reunir, conseguem colaborar com muito mais facilidade.

"Não é só o gestor que tem que se programar, o colaborador também. Antecipar facilita para que as pessoas criem segurança e tragam informações. A gente tem que parar de viver de surpresas. Hoje os encontros são um ‘Kinder Ovo’", brinca Ana Minuto. 

O que não fazer na reunião on-line? 

Formato de reunião consolidado com a pandemia, o encontro on-line, por ser facilmente remanejado, requer bastante atenção. Para se ter uma ideia do quanto o excesso de reuniões on-line é uma questão dentro das empresas, segundo um estudo recente da Cisco, que ouviu 1.408 líderes ao redor do mundo, 95% deles sentem fadiga de videoconferências. Fora isso, um terço afirma passar metade do dia em chamadas de vídeo. 

Alguns especialistas defendem que, a facilidade de agendar as reuniões, aliado com uma falta de senso de priorização também gera uma banalização das reuniões. 

"Tudo vira motivo para uma reunião. Tudo é urgente, tudo é importante. E esse senso de urgência acontece por quê? Porque faltou planejamento", afirma Ricardo Keller. 

Para evitar os principais problemas das reuniões on-line, preste atenção aos seguintes erros: 

1. Convocar uma reunião sem avaliar sua real necessidade
2. Não estabelecer limite de tempo para o encontro
3. Falar demais e documentar de menos
4. Não ter uma pauta definida
5. Excesso de participantes
6. Falta de planejamento para o andamento da reunião
7. Estar em muitos projetos ao mesmo tempo 

Saiba mais sobre os erros comuns em reuniões on-line!  

Essa reunião poderia ser um e-mail? 

Para a consultora de diversidade e inclusão Daniele Avelino, mesmo que às vezes as pessoas deixem as reuniões com a sensação de que tudo poderia ter sido resolvido num e-mail, é preciso estratégia para substituir uma coisa pela outra. 

"Tem assunto que não dá para ser resolvido em e-mail. Para ouvir opiniões de outras pessoas, vale mais fazer uma reunião. E às vezes algumas mensagens importantes se perdem na troca de mensagens. Então, é preciso ser estratégico”, diz. 

Fora isso, apesar de ser uma maneira eficiente de evitar o excesso de reuniões, a comunicação assíncrona, aquela que não ocorre em tempo real, também exige dedicação. Afinal, ter clareza e objetividade na troca de informações, além de documentar tudo o que foi alinhado, é fundamental nesse formato de comunicação.

Quer entender mais sobre essas e outras dicas? No blog da Flash explicamos em seis passos como ter uma comunicação remota mais efetiva na sua empresa! 

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