Na pandemia de reuniões improdutivas, esta ferramenta pode ser a salvação: o Memo.

Há dois anos, descobri uma das minhas ferramentas prediletas de gestão. Meu então chefe, o CEO da Localiza, me surpreendeu quando estávamos falando de um assunto e me disse: “escrevi um Memo sobre isso, vou te enviar” (reconheço que estranhei rsrs). Pouco tempo depois, descobri que o Jeff Bezos só usava Memos para as reuniões, o porquê e, que era o mais inteligente que tinham feito na Amazon! Decidi então experimentar o uso do Memo para os fechamentos de ciclos trimestrais da startup que estávamos desenvolvendo para a Localiza. Foi amor à primeira vista, desde então: uso, meus times usam e usamos sempre na PUSH³. Vai aqui a minha humilde contribuição na evangelização do Brasil no uso de Memos.

Por que o Memo é muito superior ao Powerpoint como ferramenta?

1. Pensamento estruturadoBezos argumenta que escrever um Memo de várias páginas força os autores a organizarem seus pensamentos de forma coerente e que ajuda na identificação de lacunas na lógica ou áreas onde mais informações são necessárias. Concordo plenamente, o Memo é muito mais do que uma ferramenta de comunicação, é uma ferramenta de reflexão. Paul Graham, founder da YC, acredita que: "Escrever não serve apenas para transmitir ideias; também é uma ferramenta essencial de pensamento. Escrever é a maneira pela qual você pensa sobre coisas complicadas".Quando descobri o Memo, realmente entendi o porquê meu mentor na Gradus começava todas as apresentações escrevendo com lápis e papel.

1. Atenção concentradaEm reuniões da Amazon, os primeiros 30 minutos frequentemente são gastos em leitura silenciosa dos memos. Bezos acredita que isso garante que todos na sala estão contextualizados e focados no mesmo material. Em contraste, apresentações em PowerPoint podem levar a desatenção, já que as pessoas frequentemente antecipam os próximos slides em vez de se concentrar no conteúdo atual.Na Push³ ainda não chegamos nesse nível, apenas utilizamos essa técnica em uma reunião com o cliente (que por sinal foi bem produtiva). Vou contar mais pra frente como utilizamos a combinação de Memo + PowerPoint.

1. Evita SuperficialidadeBezos critica apresentações em PowerPoint por permitirem que os apresentadores pulem de um tópico de alto nível para outro, muitas vezes escapando de perguntas críticas e discussões substanciais. Memos, por outro lado, obrigam uma exploração mais profunda dos tópicos.No powerpoint muitas vezes temos argumentações do tipo: como X, então Y, mas as relações de causalidade são muito mais complexas. O Memo facilita o entendimento dessa complexidade e não permite simplificações erradas.

1. Melhor Engajamento e DiscussãoO formato de memo favorece uma discussão mais rica e substancial após a leitura, já que todos têm a oportunidade de absorver completamente as informações antes de falar. Isso é difícil de alcançar em apresentações em PowerPoint, onde a informação é frequentemente nova e os participantes podem não ter tempo para processá-la totalmente antes de se envolver em uma discussão.Por que usar o tempo da reunião para ficar transmitindo informação ao invés de utilizar para discussão, uso da inteligência coletiva e tomada de decisões (que é o que realmente importa). 

Como temos utilizado o Memo na PUSH³?

1. Para as reuniões com o Steering Committee do clienteSempre começamos pela escrita do Memo para utilizá-lo como ferramenta de pensamento estruturado e profundo e ele sempre começa com um resumo executivo.Mesmo após repetidos esforços para sermos mais concisos, em geral eles têm mais do que 6 páginas (como o Bezos diz que é na Amazon).Depois enviamos para os participantes da reunião como material de pré-leitura com alguns dias de antecedência e pedimos para o líder do projeto garantir que todos lerão o memo.Só na sequência que iniciamos a construção do material para a reunião no Powerpoint. Uma vez que o memo está escrito, o Powerpoint sai quase automaticamente. Porém, fazemos um material muito mais sucinto, focado nas discussões e decisões a serem tomadas (a apresentação também começa por um resumo executivo, porém mais sucinto do que o do Memo).

1. Para desenvolvimento de metodologiaAo invés de desenvolver metodologia no PowerPoint, utilizamos memos, para ser mais estruturados, profundos e evitar lacunas.

Como é o nosso processo de criação de Memos?

“The great memos are written and re-written, shared with colleagues who are asked to improve the work, set aside for a couple of days, and then edited again with a fresh mind,” Bezos said in the 2017 letter. “They simply can’t be done in a day or two.”

Yes, yes, yes! É exatamente esse o processo. Quem vai escrever o memo faz uma 1ª versão e descansa a cabeça. Faz uma 2ª versão e as vezes uma 3ª antes de um outro sócio revisar e comentar. Para quem quiser experimentar esta prática, saiba que uma boa versão do Memo geralmente é alcançada entre a 3ª e a 5ª versão. Mas eu prometo, esse investimento terá um alto retorno.

E sim, usamos o ChatGPT para nos ajudar e tem sido muito produtivo para deixar a leitura mais fluida e textos mais concisos.

Mergulhamos aqui no poder dos Memos, uma ferramenta que vai muito além da simples comunicação. É pensamento estruturado, é foco, é profundidade e, acima de tudo, é engajamento real nas discussões. Para nós, essa mudança foi um divisor de águas, e estamos convencidos de que pode ser para você também.

E aí, topa o desafio? Se embarcar nessa, por favor, compartilhe sua experiência conosco. Queremos muito saber!

Agradecimentos:

Obrigado Bruno Lasansky e Pedro Fernandes por este e todos os ensinamentos :)

https://www.youtube.com/watch?v=L227qFemjqI&ab_channel=MannyBernabe

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